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電腦端+手機(jī)端+微信端=數(shù)據(jù)同步管理
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（本?文?作?于?2013年?并?發(fā)?表?在?其?它?平臺(tái)，因?時(shí)?間太久?個(gè)?別?配?圖?已?不?能加?載?）對(duì)于經(jīng)常開(kāi)發(fā)應(yīng)用軟件的人來(lái)說(shuō)，都希望創(chuàng)建一個(gè)幫助系統(tǒng)，幫助使用者了解自己軟件的功能與應(yīng)用方法。如何創(chuàng)建自己軟件的幫助系統(tǒng)呢？本文就這方面的問(wèn)題談?wù)勛约旱膽?yīng)用方法，也希望通過(guò)自己的實(shí)際應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)?zāi)軐?duì)朋友們有所幫助。
Windows 98及以上版本的幫助文件與Windows 95的有比較大的改變，它使用一種基于HTML文件特征的幫助文件，用Internet Explorer顯示幫助內(nèi)容，支持HTML、ActiveX、Java、腳本（Java腳本和VB腳本）以及HTML圖像格式（.JPEG、GIF、PNG），它的圖標(biāo)也變了，后綴名為chm，Windows 98稱(chēng)之為Compiled HTML Help File。為了敘述方便，下面就稱(chēng)之為chm文件。典型的Windows 98規(guī)范的幫助文件（.chm文件）的窗口和Windows 98資源管理器差不多，左側(cè)是目錄、索引和搜索這三個(gè)功能項(xiàng)，通過(guò)選項(xiàng)卡切換；右側(cè)是HTML文件的顯示部分，改變了原來(lái)幫助文件目錄窗口和主題窗口分離的情況。由于HTML文件具有多媒體表現(xiàn)力，因此chm文件的內(nèi)容不再局限于文字和靜態(tài)圖像，在其中可以插入GIF動(dòng)畫(huà)，也可以利用瀏覽器的插件在文檔中播放聲音文件、動(dòng)畫(huà)影片、或其它格式的多媒體內(nèi)容。加入U(xiǎn)RL地址可與因特網(wǎng)聯(lián)系在一起，這樣chm文件就不局限于包裝好的內(nèi)容了，它是微軟公司的下一代聯(lián)機(jī)幫助系統(tǒng)。同時(shí)，chm文件的核心是充分利用HTML文件的表現(xiàn)能力，對(duì)分散的HTML文件作整體的包裝，這也是目前在Web網(wǎng)頁(yè)以外利用HTML文件的一個(gè)趨勢(shì)。如果你用這個(gè)方式制作學(xué)習(xí)教程、電子圖書(shū)和雜志，或?yàn)橛脩?hù)提供產(chǎn)品目錄和宣傳材料，比已經(jīng)流行的PDF文件更簡(jiǎn)潔和方便。
chm文件從結(jié)構(gòu)上來(lái)看可分為兩個(gè)部分：運(yùn)行器和文檔內(nèi)容。運(yùn)行器是操作系統(tǒng)的一部分，而文檔內(nèi)容隨其所附的應(yīng)用程序而變化。這與以前的Winhelp的結(jié)構(gòu)沒(méi)有多少差別。不過(guò)運(yùn)行器部分有了較大的改進(jìn)，運(yùn)行器很小巧并且不直接運(yùn)行HTML文件，而是操作一個(gè)ActiveX 的組件，控制支持ActiveX 組件的網(wǎng)頁(yè)瀏覽器，如微軟的Explorer 3.0以上版本的瀏覽器。它的一個(gè)好處是能跨平臺(tái)運(yùn)行，只要有不同平臺(tái)上的運(yùn)行器和瀏覽器，chm文件不再需要重新編制。 制作chm文件的工具是微軟公司的Htmlhelp Workshop工具包，目前，最新的HTML Help Workshop版本是4.74。這是中文版的，安裝Htmlhelp Workshop很方便，只要按照提示進(jìn)行即可。它的使用也很方便，沒(méi)有編程和寫(xiě)語(yǔ)言的要求，只要你會(huì)制作HTML文件就行了。
制作chm文件很方便，也很簡(jiǎn)單。大量的工作是以編寫(xiě)HTML文件為主，它的每個(gè)主題就是一個(gè)HTML文件，這些主題應(yīng)該事先編輯好，并用Internet Explorer檢查確認(rèn)無(wú)誤。主題文件可以用任何一個(gè)HTML編輯器編輯，也可用Htmlhelp Workshop編輯。如果不熟悉HTML文件的編輯，還可用Word，因?yàn)閃ord 97以上版本可以把Word文檔（.doc文件）另存為HTML文件，還可以將Word文檔批量轉(zhuǎn)換成HTML文件。這樣就可以完全按照編輯Word文檔的習(xí)慣編輯成Word文檔，再轉(zhuǎn)換成HTML文件。
運(yùn)行Htmlhelp Workshop時(shí)，它的工作窗口很簡(jiǎn)單，菜單欄上有五個(gè)命令，分別是“文件”、“視圖”、“測(cè)試”、“工具”、“幫助”。下面的工具欄有五個(gè)按鈕，分別是“新建”、“打開(kāi)”、“編譯HTML文件”、“校驗(yàn)編譯文件”、“聯(lián)機(jī)幫助”。下面介紹具體步驟：
一、創(chuàng)建幫助文本
創(chuàng)建幫助文本是創(chuàng)建幫助系統(tǒng)的第一步。所謂幫助文本，就是針對(duì)自己開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件的功能、使用方法的介紹和說(shuō)明。這里，以我開(kāi)發(fā)的《通信工程（概）預(yù)算系統(tǒng)》為例，談?wù)勂鋷椭到y(tǒng)的創(chuàng)建過(guò)程。用WORD2000創(chuàng)建《通信工程（概）預(yù)算系統(tǒng)幫助》文本。
通信工程（概）預(yù)算系統(tǒng)主界面
通信工程（概）預(yù)算系統(tǒng)幫助文本
二、創(chuàng)建分頁(yè)網(wǎng)頁(yè)文件
根據(jù)幫助系統(tǒng)框架結(jié)構(gòu)，將每一段需要分頁(yè)顯示的幫助文本用WORD2000轉(zhuǎn)換成網(wǎng)頁(yè)文件。下圖是通信工程（概）預(yù)算系統(tǒng)幫助需要的分頁(yè)網(wǎng)頁(yè)文件。
分頁(yè)網(wǎng)頁(yè)文件
三、創(chuàng)建項(xiàng)目文件
啟動(dòng)Htmlhelp Workshop系統(tǒng)，打開(kāi)主界面。
新建一個(gè)方案
單擊Htmlhelp Workshop菜單或工具欄中的“新建”命令，這時(shí)出現(xiàn)“選擇新建內(nèi)容”的對(duì)話(huà)框。這里有五個(gè)選項(xiàng)：“方案”、“文本”、“HTML文件”、“目錄”、“索引”。選擇“方案”，接著出現(xiàn)“方案”向?qū)В嬖V你這個(gè)向?qū)Э梢赞D(zhuǎn)換的文件格式，一般情況下我們是要?jiǎng)?chuàng)建方案（.hhp）文件，不需要轉(zhuǎn)換。直接進(jìn)入“下一步”指定放置的目錄和輸入文件名就可以了，單擊“下一步”，進(jìn)入了“現(xiàn)有文件”對(duì)話(huà)框，如果你想將已經(jīng)存在的文件包含進(jìn)“方案”里，在下面列表中選擇。這里一般空著，這些文件（包括已經(jīng)編輯好的主題文件）以后可以添加。進(jìn)入“下一步”后再“確定”就進(jìn)入了Htmlhelp Workshop工作窗口。在窗口的上方是3個(gè)選項(xiàng)卡，分別是“方案”、“目錄”、“索引”。在“方案”窗口的左側(cè)是7個(gè)按鈕，它們的功能名稱(chēng)自上而下分別是：“改變項(xiàng)目選項(xiàng)”、“添加/刪除主題文件”、“添加/修改窗口定義”、“HHTML幫助API信息”、“校驗(yàn)HTML源文件”、“保存項(xiàng)目、目錄和索引文件”、“保存全部文件并編譯”。
單擊“改變項(xiàng)目選項(xiàng)”按鈕，出現(xiàn)“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，光標(biāo)在“常規(guī)”選項(xiàng)卡的“標(biāo)題”文本框內(nèi)閃爍，在這里加入標(biāo)題，編譯后這個(gè)標(biāo)題將出現(xiàn)在chm文件窗口的標(biāo)題欄中。其它的內(nèi)容暫時(shí)用系統(tǒng)的默認(rèn)值。然后單擊“添加/刪除主題文件”按鈕，再選擇“添加”按鈕，把作為封面頁(yè)的HTML文件添上。封面頁(yè)的文件一定要有，否則編譯的幫助文件運(yùn)行后，系統(tǒng)會(huì)報(bào)錯(cuò)。好了，簡(jiǎn)單的“方案”編輯就完成了。
四、創(chuàng)建目錄文件
單擊“目錄”選項(xiàng)卡，這時(shí)系統(tǒng)彈出一個(gè)對(duì)話(huà)框，提示你“方案”還沒(méi)有關(guān)聯(lián)目錄文件（.hhc），你可以創(chuàng)建一個(gè)新的目錄文件，或者指定一個(gè)現(xiàn)有的。這里選擇“創(chuàng)建一個(gè)新目錄文件”，進(jìn)入下一步請(qǐng)你選定一個(gè)新目錄文件的名稱(chēng)和存放路徑，指定后出現(xiàn)目錄編輯窗口。在目錄窗口的左側(cè)有11個(gè)按鈕，前5個(gè)分別是：“目錄工具”、“插入標(biāo)題”、“插入頁(yè)面”、“編輯選擇”、“刪除選擇”，中間4個(gè)箭頭用來(lái)調(diào)整指定標(biāo)題或頁(yè)面的位置，最后兩個(gè)已在項(xiàng)目編輯窗口中出現(xiàn)過(guò)。根據(jù)需要插入標(biāo)題或頁(yè)面目錄，按下“插入標(biāo)題”或“插入頁(yè)面”按鈕，都會(huì)彈出“目錄條目”對(duì)話(huà)框，在“條目標(biāo)題”文本框中輸入條目的標(biāo)題，并根據(jù)情況選定對(duì)應(yīng)的主題（HTML文件），單擊“條目標(biāo)題”下的“添加”按鈕，在彈出的對(duì)話(huà)框的下面“文件或URL地址”文本框中輸入文件名或URL地址并確定；單擊“高級(jí)”選項(xiàng)卡，在“圖像索引”欄中為條目指定圖標(biāo)，比如包含其它條目的條目可以用書(shū)形圖標(biāo)，而頁(yè)面條目的可以用問(wèn)號(hào)圖標(biāo)。如果在單擊“插入頁(yè)面”按鈕之前所選擇的條目不包含別的條目，也不被別的條目所包含，那么會(huì)詢(xún)問(wèn)“是否要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)起始條目”，選擇了“是”會(huì)增加起始條目（一級(jí)條目），選擇了“否”會(huì)增加一個(gè)子條目。標(biāo)題可以不添加主題文件或URL地址，也可放置需要的主題文件，作為標(biāo)題的說(shuō)明內(nèi)容。標(biāo)題可以分為多級(jí)，要按照制作的內(nèi)容統(tǒng)一考慮。如果覺(jué)得不滿(mǎn)意，可以用左側(cè)的箭頭進(jìn)行調(diào)整，也可以選定該條目，單擊鼠標(biāo)右鍵，不但可以調(diào)整，還可以插入標(biāo)題、主題或目錄文件。編輯目錄文件是制作chm文件最關(guān)鍵的工作，目錄文件應(yīng)該包含一個(gè)chm文件所有目錄（主題），而每個(gè)目錄又包含條目標(biāo)題（名稱(chēng)）和該條目的主題文件，要避免條目標(biāo)題與對(duì)應(yīng)的主題不一致的情況出現(xiàn)。等所有目錄都添加好后目錄就算完成了。
創(chuàng)建目錄
已生成的幫助文件
完成目錄編制后，一個(gè)chm文件已具備了雛形，索引的內(nèi)容暫時(shí)空著。保存項(xiàng)目文件和目錄文件后就可以編譯，編譯就是把所有用到的HTML文件統(tǒng)統(tǒng)壓縮后包裝在一起，形成一個(gè)后綴名是.chm的文件。在主工具欄按鈕中可以找到編譯按鈕和試運(yùn)行按鈕，也可直接按項(xiàng)目窗口左下方的“保存全部文件并編譯”按鈕進(jìn)行編譯。編譯后再運(yùn)行就可以看到作品的面貌了。目錄的內(nèi)容在編譯后顯示在chm文件窗口的左側(cè)，可以展開(kāi)標(biāo)題后顯示以下的目錄，單擊目錄可以打開(kāi)相應(yīng)的主題文件，顯示相應(yīng)的內(nèi)容。如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，還可以進(jìn)行修改調(diào)整。
五、創(chuàng)建索引文件
在Htmlhelp Workshop的工作窗口上單擊“索引”選項(xiàng)卡，和創(chuàng)建目錄文件一樣，也會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話(huà)框，操作也是一樣的。進(jìn)入索引編輯窗口，左側(cè)也有11個(gè)按鈕，有8個(gè)是已經(jīng)熟悉的，還有3個(gè)分別是：“索引工具”、“插入關(guān)鍵字”、“排序關(guān)鍵字”。所謂關(guān)鍵字是用戶(hù)可能用到的并與一個(gè)或多個(gè)幫助主題文件關(guān)聯(lián)在一起的字、詞或短語(yǔ)，索引文件（.hhk）也是一個(gè)HTML文件，它包含若干個(gè)關(guān)鍵字，當(dāng)用戶(hù)打開(kāi)chm文件后，單擊索引標(biāo)簽并輸入一個(gè)關(guān)鍵字后，chm文件將顯示與這個(gè)關(guān)鍵字有關(guān)的主題的列表，非常方便地找到相關(guān)主題。單擊“插入關(guān)鍵字”按鈕，出現(xiàn)一個(gè)“索引項(xiàng)”對(duì)話(huà)框，在“常規(guī)”選項(xiàng)卡的“關(guān)鍵字”文本框中輸入關(guān)鍵字，單擊“添加”按鈕指定與該關(guān)鍵字相關(guān)聯(lián)的主題文件。如果想跳轉(zhuǎn)到另一個(gè)關(guān)鍵字，在“索引項(xiàng)”對(duì)話(huà)框中按“高級(jí)”選項(xiàng)卡，選中下面的“目的地是另一個(gè)關(guān)鍵字”，單擊“常規(guī)”選項(xiàng)卡，單擊“添加”按鈕，在“文件或URL地址”框中輸入要跳轉(zhuǎn)的關(guān)鍵字，單擊“確定”。
創(chuàng)建索引
六、創(chuàng)建搜索
chm文件的“搜索”選項(xiàng)卡允許用戶(hù)在所有主題文件中搜索字、詞或短語(yǔ)，將它們的標(biāo)題顯示出來(lái)，而且在主題中用醒目的方式來(lái)顯示。打開(kāi)一個(gè)方案文件，單擊“方案”選項(xiàng)卡的“改變方案選項(xiàng)”，在“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框的“編譯”選項(xiàng)卡中選中“編譯全文搜索信息”即可。 上述介紹的是編制HTML幫助文件的基本步驟，上手很容易。但它的功能遠(yuǎn)非這些，如在窗口定義中可以設(shè)計(jì)你所喜愛(ài)的形式，幾乎所有的窗口要素都可以改變。向HTML文件中插入快捷方式、相關(guān)主題、關(guān)鍵字鏈接、聯(lián)想鏈接、HTML Help ActiveX控件、Java腳本、彈出式窗口等等，詳細(xì)的內(nèi)容請(qǐng)參考Htmlhelp Workshop的幫助文件，或微軟的相應(yīng)網(wǎng)頁(yè)。相信你試過(guò)以后一定會(huì)喜歡它。
果你的產(chǎn)品無(wú)法一眼就能看明白，則需要?jiǎng)?chuàng)建幫助文檔來(lái)指導(dǎo)用戶(hù)學(xué)習(xí)如何使用。用戶(hù)文檔不僅適用于新用戶(hù)。經(jīng)驗(yàn)豐富的客戶(hù)可以參考用戶(hù)手冊(cè)或產(chǎn)品指南，以恢復(fù)對(duì)他們不常使用的功能的記憶，或解決他們可能遇到的特定問(wèn)題。
是否有制作友好的產(chǎn)品手冊(cè)或用戶(hù)指南，可能意味著出色的客戶(hù)體驗(yàn)與糟糕的客戶(hù)體驗(yàn)之間的區(qū)別。
幫助文檔現(xiàn)在多指網(wǎng)站/軟件中的幫助指南頁(yè)面，早期的幫助文檔的話(huà)是以產(chǎn)品說(shuō)明說(shuō)的形式附贈(zèng)在購(gòu)買(mǎi)的產(chǎn)品中，今天小編重點(diǎn)是給大家講下在線(xiàn)的幫助文檔
在本文中，我們將探討如何創(chuàng)建用戶(hù)文檔的最佳實(shí)踐方法，如果你的產(chǎn)品需要用戶(hù)指引，那么很有必要往下閱讀。
在線(xiàn)文檔頁(yè)面是一個(gè)可以反復(fù)回答任何問(wèn)題的答案存儲(chǔ)庫(kù)。可以為用戶(hù)理清產(chǎn)品脈絡(luò)，能夠大大地改善了用戶(hù)體驗(yàn)。
在線(xiàn)幫助文檔的意義我將它分為兩部分一個(gè)是對(duì)內(nèi)部員工的作用、一個(gè)是對(duì)外部客戶(hù)的作用，方便大家理解。
（對(duì)內(nèi) 員工認(rèn)知）
（對(duì)外 用戶(hù)認(rèn)知）
企業(yè)的產(chǎn)品/工具不是簡(jiǎn)單一眼就能看明白的那都需要幫助指南（具體如下）
擁有線(xiàn)上服務(wù)渠道（需要在網(wǎng)站中設(shè)置幫助中心）
網(wǎng)站用戶(hù)幫助中心
產(chǎn)品以軟件方式運(yùn)行（客戶(hù)端 app需在軟件中設(shè)置幫助中心）
app用戶(hù)幫助中心
要確保企業(yè)在在線(xiàn)幫助文檔頁(yè)面上包含的問(wèn)題與客戶(hù)實(shí)際遇到的問(wèn)題相匹配。許多人只是想像他們認(rèn)為客戶(hù)想知道的內(nèi)容，這可能會(huì)導(dǎo)致在頁(yè)面不是很有幫助。
可以先詢(xún)問(wèn)客服，哪些常見(jiàn)的問(wèn)題會(huì)老是被用戶(hù)反復(fù)提問(wèn)，以及產(chǎn)品最難掌握的部分。此外，通過(guò)設(shè)置反饋表單向用戶(hù)征集他們的真實(shí)想法。
編寫(xiě)問(wèn)題解答的方式至關(guān)重要。可以在線(xiàn)幫助文檔看作是“答案圣經(jīng)”。這意味著您應(yīng)該花時(shí)間寫(xiě)清楚的答案。
最重要的是，每個(gè)答案都應(yīng)該簡(jiǎn)潔明了，并且是準(zhǔn)確的。有關(guān)如何編寫(xiě)有力的答案的絕佳示例，您可以查看下圖的幫助頁(yè)面：
最好講究圖文搭配，多使用屏幕截圖和視頻來(lái)說(shuō)明答案。這種類(lèi)型的多媒體方法對(duì)您的聽(tīng)眾可能非常有價(jià)值。
增強(qiáng)幫助文檔內(nèi)容可閱讀性
我們?cè)陂喿x書(shū)本的時(shí)候首先會(huì)去查看它的目錄頁(yè)面了解整個(gè)的內(nèi)容構(gòu)建，幫助頁(yè)面的導(dǎo)航同樣起著這樣的作用，清晰的分類(lèi)可以減少用戶(hù)查找問(wèn)題的時(shí)間。
巧妙的布局可以引導(dǎo)用戶(hù)按照產(chǎn)品方的思路去進(jìn)行學(xué)習(xí)，增強(qiáng)產(chǎn)品認(rèn)知讓用戶(hù)可控
給幫助文檔設(shè)置清晰簡(jiǎn)單的導(dǎo)航
搜索功能的準(zhǔn)確性很大程度上決定了幫助中心頁(yè)面是否有效。
除了需要設(shè)置隨處可見(jiàn)的搜索框、還需對(duì)搜索的內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確的展示（結(jié)果是否匹配 關(guān)鍵詞是否高亮展示）。
在幫助頁(yè)面設(shè)置精準(zhǔn)的搜索
頁(yè)面放置是另一個(gè)重要步驟。不管您的“幫助文檔”頁(yè)面多么強(qiáng)大，訪(fǎng)問(wèn)者找不到它都等于白搭。因此，請(qǐng)確保將頁(yè)面突出放置在站點(diǎn)的菜單，側(cè)欄或頁(yè)腳區(qū)域中：提醒訪(fǎng)問(wèn)者在直接聯(lián)系客服團(tuán)隊(duì)之前先檢查并查看其問(wèn)題是否在幫助文檔/中心中。
將幫助文檔放在顯眼的位置
最后，別忘了幫助頁(yè)面應(yīng)該及時(shí)更新，根據(jù)用戶(hù)反饋增添該查現(xiàn)有問(wèn)題。
此外，您可能需要定時(shí)評(píng)估您的答案，并在必要時(shí)重寫(xiě)它們以使其更清晰。同樣，及時(shí)與客服團(tuán)隊(duì)溝通。密切關(guān)注您的支持團(tuán)隊(duì)和客戶(hù)所說(shuō)的話(huà)。
常見(jiàn)在線(xiàn)幫助文檔通常是使用Html靜態(tài)頁(yè)面搭建的，但這樣的制作方法會(huì)使得制作周期長(zhǎng)，內(nèi)容不易修改、維護(hù)成本高等問(wèn)題。這里小編推薦一款專(zhuān)業(yè)的在線(xiàn)幫助文檔制作工具——Baklib。
Baklib是國(guó)內(nèi)一款基于Web應(yīng)用的幫助文檔制作工具，旨在幫助企業(yè)制作：內(nèi)部文檔、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)、FAQ、幫助中心、知識(shí)庫(kù)等，可做到隨時(shí)編輯隨時(shí)更新發(fā)布。讓用戶(hù)在售前售后都能更快捷、方便地了解產(chǎn)品。
Baklib客戶(hù)幫助文檔案例
Baklib客戶(hù)幫助文檔案例
總結(jié)來(lái)說(shuō)就是四點(diǎn)
簡(jiǎn)單：使用它搭建在線(xiàn)幫助文檔/中心，不需要任何代碼基礎(chǔ)，選擇展示主題往里面添加內(nèi)容，一個(gè)好看的幫助頁(yè)面就能出來(lái)。
好用：豐富的富文本+Markdown編輯讓編輯更加輕松（支持視頻、圖片、文件上傳），插件庫(kù)豐富（支持全局搜索、獨(dú)立域名、團(tuán)隊(duì)協(xié)同、訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限...）
好看: 15+精美主題隨意切換、可自定義頁(yè)眉頁(yè)腳、支持多級(jí)欄目設(shè)置
安全：支持?jǐn)?shù)據(jù)備份、內(nèi)容緩存
產(chǎn)品使用地址：https://www.baklib.com/?utm_content=6&utm_source=TT
在線(xiàn)幫助文檔的設(shè)置在整體客戶(hù)體驗(yàn)中起著重要作用。出色的幫助頁(yè)面是將潛在客戶(hù)轉(zhuǎn)變?yōu)榭蛻?hù)的最快方法之一。
著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，科技慢慢融入我們?nèi)粘Ｉ钪校鞣N軟件深入我們的生活、工作學(xué)習(xí)中。用戶(hù)第一次接觸一個(gè)產(chǎn)品軟件，對(duì)于使用方法、功能特點(diǎn)、操作習(xí)慣等都不熟悉，這時(shí)候幫助文檔都作用就發(fā)揮出來(lái)了，軟件系統(tǒng)不斷更新迭代，用戶(hù)也可以直接訪(fǎng)問(wèn)幫助文檔查看到相關(guān)內(nèi)容。
幫助文檔一方面能夠幫助新用戶(hù)快速上手使用你的產(chǎn)品，給到新用戶(hù)很好的使用體驗(yàn)，它是用戶(hù)和產(chǎn)品之間很好的一個(gè)溝通方式，通過(guò)幫助文檔的訪(fǎng)問(wèn)數(shù)據(jù)以及文章閱讀，能夠了解產(chǎn)品目前的狀況以及需要優(yōu)化的地方；另一方面這是一個(gè)很好的機(jī)會(huì)宣傳產(chǎn)品以及公司，用戶(hù)目前遇到問(wèn)題，很多時(shí)候都是直接百度或者通過(guò)其他搜索引擎獲得答案，做好幫助文檔的seo優(yōu)化也是一個(gè)很好的方式宣傳，對(duì)內(nèi)而言，幫助新員工了解產(chǎn)品，快速上手投入工作，減少培訓(xùn)成本，特別是對(duì)于客服部門(mén)，大大減少了客戶(hù)咨詢(xún)工作量，減少工作壓力。
那么怎么寫(xiě)軟件系統(tǒng)幫助文檔？幫助文檔應(yīng)該怎么做？怎么引導(dǎo)用戶(hù)使用幫助文檔呢？小鳥(niǎo)精心為大家總結(jié)了以下幾點(diǎn)。
對(duì)于一個(gè)軟件產(chǎn)品系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，要讓用戶(hù)知道你的產(chǎn)品能做什么，怎么使用，以及遇到問(wèn)題應(yīng)該怎么解決，主要圍繞這三方面來(lái)填寫(xiě)內(nèi)容。
產(chǎn)品的簡(jiǎn)介，一段話(huà)簡(jiǎn)要概括產(chǎn)品的研發(fā)目的，使用場(chǎng)景等信息。可以直接放在幫助文檔的首頁(yè)，讓用戶(hù)一進(jìn)來(lái)就能直觀(guān)的看到。
用步驟一、二、三的方式展示出怎么快速上手使用產(chǎn)品，內(nèi)容簡(jiǎn)潔步驟清晰，不需要添加太多描述性的話(huà)語(yǔ)。
對(duì)于產(chǎn)品的特點(diǎn)功能進(jìn)行介紹，包括這個(gè)功能的作用，能夠用在什么地方，使用方法，進(jìn)行簡(jiǎn)單羅列，最好每個(gè)功能單獨(dú)放出來(lái)介紹，適當(dāng)在幫助文檔中添加鏈接的方式引導(dǎo)到別的文章。
這是幫助文檔很重要到一部分，每個(gè)問(wèn)題單獨(dú)列出來(lái)，文字通俗易懂，流程清晰，文字要少，操作步驟類(lèi)到盡量用圖文結(jié)合或者視頻文字結(jié)合的方式，減少用戶(hù)的閱讀難度。
這方面的內(nèi)容可以放在幫助文檔里面，也可以直接放在產(chǎn)品官網(wǎng)單獨(dú)列出來(lái)，幫助用戶(hù)了解你的產(chǎn)品，并且放上優(yōu)秀案例，增加用戶(hù)對(duì)產(chǎn)品的信任感，促進(jìn)轉(zhuǎn)化付費(fèi)。
幫助文檔有很多種制作方式，主要有以下幾種：
Wiki是一種在網(wǎng)絡(luò)上開(kāi)放且可供多人協(xié)同創(chuàng)作的超文本，支持面向社群的協(xié)作式寫(xiě)作，Wiki站點(diǎn)可以有多人（甚至任何訪(fǎng)問(wèn)者）維護(hù)，每個(gè)人都可以發(fā)表自己的意見(jiàn)，或者對(duì)共同的主題進(jìn)行擴(kuò)展與探討。
其內(nèi)容具有極高的關(guān)聯(lián)性，初始架構(gòu)不好的話(huà)可能會(huì)造成內(nèi)容結(jié)構(gòu)零散，不好閱讀；Wiki 語(yǔ)法標(biāo)準(zhǔn)不一樣，不同的wiki系統(tǒng)采用的語(yǔ)法不一致，造成作者編輯困難；并且結(jié)構(gòu)和頁(yè)面展示形式較難調(diào)整。使用wiki的時(shí)候需要遵循一定的準(zhǔn)則，精心的編寫(xiě)維護(hù)。
CHM幫助文檔是微軟早起開(kāi)發(fā)的基于 HTML 文件特性的幫助文件系統(tǒng)，有著簡(jiǎn)潔的瀏覽界面，方便的檢索功能，隨后被廣泛應(yīng)用。但是chm幫助文檔的操作相對(duì)比較復(fù)雜，需要專(zhuān)門(mén)的編程人員以及軟件協(xié)助制作，不懂代碼的人不易上手使用，有的時(shí)候還會(huì)出現(xiàn)文件、素材丟失的問(wèn)題，內(nèi)容更改相對(duì)比較困難。
專(zhuān)業(yè)的幫助文檔搭建工具，典型的有Baklib-專(zhuān)業(yè)的在線(xiàn)幫助文檔制作平臺(tái)，這種軟件工具收費(fèi)相對(duì)較低，操作難敵低，后期的運(yùn)營(yíng)比較方便，提供一站式的幫助文檔制作服務(wù)。
幫助文檔建立好了，但是用戶(hù)不去使用，發(fā)揮的作用小之又小，可能是因?yàn)橛脩?hù)還沒(méi)有發(fā)現(xiàn)幫助文檔的存在。據(jù)研究表明，很多用戶(hù)更喜歡遇到問(wèn)題后，自助式的解決方式，而不是去找客服人員咨詢(xún)。
將幫助文檔嵌入到產(chǎn)品內(nèi)部，是一個(gè)很好的方式，放在用戶(hù)能夠一眼看到的位置；當(dāng)用戶(hù)遇到問(wèn)題咨詢(xún)客服時(shí)，回答的時(shí)候盡量帶上幫助文檔相關(guān)內(nèi)容，不僅能夠幫助客服節(jié)省時(shí)間，還能提高客服工作效率；當(dāng)產(chǎn)品更新迭代后，主動(dòng)將更新內(nèi)容放在幫助文檔中，并且向用戶(hù)發(fā)送消息，引導(dǎo)用戶(hù)查看；產(chǎn)品出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，幫助文檔主動(dòng)彈出相關(guān)幫助文檔引導(dǎo)用戶(hù)查看使用。
幫助文檔需要定期進(jìn)行維護(hù)更新，這里以Baklib在線(xiàn)幫助文檔制作平臺(tái)為例，進(jìn)行簡(jiǎn)要分析。
幫助文檔的頁(yè)面需要簡(jiǎn)潔，清晰明了，讓用戶(hù)能夠快速找到解決方案。Baklib采用多級(jí)欄目，進(jìn)行文檔分類(lèi)。
有很多主題樣式的選擇，對(duì)每個(gè)主題進(jìn)行個(gè)性化設(shè)置，展現(xiàn)出和產(chǎn)品調(diào)性相符合的幫助文檔頁(yè)面。手機(jī)端和電腦端都能能夠訪(fǎng)問(wèn)使用。
對(duì)訪(fǎng)客數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，了解用戶(hù)最常問(wèn)問(wèn)題，以及沒(méi)有找到答案的問(wèn)題，更新優(yōu)化幫助文檔內(nèi)容。
維護(hù)成本極低，直接在后臺(tái)進(jìn)行編輯保存，前臺(tái)同步展示，隨時(shí)隨地更新。
用戶(hù)體驗(yàn)是決定產(chǎn)品成敗的重要因素，而幫助文檔是提高用戶(hù)體驗(yàn)的方式之一，能夠加強(qiáng)公司和用戶(hù)之間的溝通，了解用戶(hù)需求，解決用戶(hù)痛點(diǎn)，從而使得企業(yè)獲得成功。
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